Selon le projet de loi de finances 2020, toutes les entreprises doivent passer à la facture électronique d’ici juillet 2024. Pour s’y conformer, il est crucial d’opter pour un outil de gestion des documents. C’est déjà le cas pour les grands groupes, les PME commencent à s’y intéresser, car cet outil permet en outre de révolutionner des points essentiels. Décryptage !
Définition et fonctionnalités de la GED
GED ou Gestion Électronique des Documents se définit comme l’ensemble d’un système informatique ayant pour rôle de faciliter la gestion de documents dématérialisés. Pour fonctionner, ce système repose sur un logiciel ged.Ce dernier couvre ainsi tous les processus digitaux impliqués par la gestion des flux des documents d’une entreprise. Agissant comme un centre de données, il sert à stocker, hiérarchiser, et archiver des dossiers. On l’utilise généralement lorsque les activités quotidiennes d’une entreprise la contraignent à numériser un grand nombre de documents au format papier. Concrètement, la GED fonctionne en 4 étapes, à savoir l’acquisition des dossiers, la hiérarchisation, le stockage et la diffusion des dossiers aux utilisateurs concernés.
A titre d’exemple, le logiciel pratique GED permet de retrouver facilement et rapidement une facture. Pour ce faire, il suffit de saisir les mots-clés correspondant au document dans le moteur de recherche. La GED fonctionne également avec un contrôle d’accès des données. Par exemple, la hiérarchisation des documents permet de classifier ces derniers selon leur degré de sensibilité. Aussi, grâce à cela, le logiciel fournit un contrôle d’accès et réserve la consultation, la modification ou la suppression d’un document à une liste précise d’individus. Il s’agit notamment des informations sensibles comme la composition du chiffre d’affaires, la politique tarifaire, les fichiers partagés avec les clients de l’entreprise, etc. Aussi, seul un système de GED permet d’appliquer des mentions légales à des documents électroniques.
Les bonnes raisons d’utiliser la GED pour une entreprise
Depuis 2020, de nombreuses entreprises ont été contraintes de passer au télétravail. Elles ont donc dû numériser des documents et adopter des modes de partage de documents, tout en veillant à leur sécurité. Pourtant, la diffusion croissante du télétravail jusqu’à l’heure actuelle constitue une porte ouverte aux cyberpirates, qui s’offrent de multiples occasions de venir à bout de leurs attaques. D’où l’intérêt de recourir à des logiciels de gestion des documents professionnels. Ces derniers permettent, en outre leurs avantages fonctionnels, d’assurer la traçabilité des documents, de contrôler l’accès aux informations et de renforcer la sécurité du système informatique.
Équiper son entreprise d’un logiciel GED relève aussi de la conformité juridique. En effet, l’apposition des signatures électroniques ayant une force juridique est réservée aux logiciels dédiés à cette fin. En ce qui concerne l’archivage, ce type d’outil a été conçu pour respecter automatiquement les durées légales de conservation. Par ailleurs, les logiciels de gestion électronique de documents présentent aussi l’avantage de favoriser la performance des collaborateurs d’une entreprise. Le fait que les documents de travail soient accessibles en permanence sur des supports informatiques est garant d’une performance accrue. Ce qui, au final, permet à une entreprise d’optimiser son chiffre d’affaires.
