Repérer le moment de nécessité de traiter un vrac numérique

Vrac numérique

Le vrac numérique génère des conséquences incommensurables : une grande perte de temps et une inaccessibilité à certains documents souvent indispensables. Non seulement le fléau se montre invivable pour les salariés, mais bloque également la productivité de ces derniers. Au pire, il impacte le rendement de l’organisation et peut exposer celle-ci à de nombreux risques juridiques. Toutefois, des institutions ne sont même pas conscientes du fait que le phénomène est déjà en train de cogner à leur porte, voire se trouve déjà au cœur de leur activité. Cet article vous aide à constater si vous êtes déjà en danger, dans une situation urgente ou dans le besoin de mesures de prévention.

Comment le vrac numérique se manifeste-t-il ?

L’identification des causes du problème est le seul moyen permettant de traiter vos vracs numériques. Le phénomène commence par l’absence du temps, des règles, des connaissances et / ou des matériels sur le nommage, l’organisation et la préservation des documents numériques. L’organisation des serveurs se montre par conséquent en silo, les applications de partage et de production de document se révèlent efficientes et le manque de cohérence apparaît.  

Avec le temps qui passe et les informations qui s’accumulent, tous les utilisateurs peuvent témoigner des longues heures nécessaires pour rechercher un fichier se trouvant dans un document qu’il a du mal à localiser. Ils sont obligés de fouiller dans tous les outils de stockage existant : messagerie, disques durs, mails, serveurs, etc. Dans l’hypothèse la plus défavorable, les fichiers recherchés demeurent introuvables, détériorés, avec des versions redondantes, en doublon ou triplons même, etc.    

Comment identifier le niveau de gravité d’un vrac numérique ?

Être conscient de l’existence d’un vrac numérique au sein de son organisation ne suffit pas. En fait, il est fondamental de repérer le niveau de complication du problème pour définir la solution la plus adaptée et le bon moment pour procéder au traitement. Pour cela, l’élaboration d’une grille d’évaluation composée d’une série de critères qui s’ajuste chacun à la logique de l’organisation. Par exemple, le tableau affiche des colonnes ayant comme légende : historique d’un document, durée de recherche d’une information, situation d’une donnée, etc. Si durant le remplissage de la grille, certaines réponses semblent superflues ou certaines cases sont vides, cela dit que le traitement du vrac numérique est urgent.

Il existe en outre des outils permettant d’identifier des problèmes numériques bien précis. Il existe par exemple des outils spécialement conçus pour repérer la présence des fichiers en doublons. Il suffit d’importer le document à analyser dans le logiciel et ce dernier indique la présence ou non d’un doublon.

Quelle solution pour traiter un vrac numérique ?  

La bonne nouvelle pour les victimes d’un vrac numérique est que le problème reste résoluble quel que soit le niveau de sa gravité. En effet, des professionnels spécialisés dans le domaine sont disponibles et des outils particulièrement conçus pour cela existent. Parmi les outils de traitement les plus courants se trouvent les logiciels de nommage qui permettent de nommer automatiquement tous les documents. Par ailleurs, le recours à un professionnel demeure indispensable si le phénomène exige des savoir-faire et matériels particuliers.